En udeblivelse er ikke bare en tom plads i kalenderen. Det er en tid, der kunne have været booket af en anden, og den kan ikke sælges igen bagefter. Den gode nyhed er, at de fleste udeblivelser kan forebygges, fordi de sjældent handler om ligegyldighed.
Hvad koster udeblivelser egentlig?
Læg sammen: en tom behandlingstid, den klient der kunne have fået pladsen, og den tid du bruger på at jonglere kalenderen. Selv nogle få udeblivelser om ugen bliver til en stor sum hen over et år. Det er en af de mest oversete lækager i en klinik.
Hvorfor udebliver folk?
Sjældent med vilje. De glemmer tiden, de fik aldrig en påmindelse, eller de fik travlt og vidste ikke hvor nemt de kunne flytte den, så de lod bare være med at møde op. Det er glemsomhed og friktion, ikke uhøflighed, og begge dele kan fjernes.
Send rettidige, klare påmindelser
En venlig påmindelse på det rigtige tidspunkt, typisk dagen før, fanger langt de fleste glemte tider. Den skal være kort, tydelig, og indeholde hvad, hvornår og hvor, samt en nem måde at bekræfte eller flytte tiden på.
Gør det nemt at ombooke
Hvis det er besværligt at flytte en tid, vælger folk bare at lade være med at møde op. Gør det modsatte nemt: en enkel vej til at flytte tiden frigør pladsen, så den kan bookes af en anden, i stedet for at stå tom.
Hav en tydelig, rimelig politik
En klar politik for afbud, kommunikeret venligt på forhånd, sætter forventningen uden at skræmme nogen væk. Mange klinikker bruger et lille depositum eller et gebyr ved sene afbud. Det vigtigste er, at politikken er tydelig fra start, så ingen bliver overrasket.
Mål din no-show-rate
Følg hvor mange tider der ender som udeblivelser, måned for måned. Så ved du om påmindelserne virker, og du kan se gevinsten i tal, i stedet for at gætte på om det er blevet bedre.